Informacja o ochronie danych osobowych dla Partnerów Biznesowych
Sika-Poland sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Karczunkowska 89, 02-871 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS za nr KRS 0000121998 (sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie), NJIP 9510023364, REGON 010425921, o kapitale zakładowym 12.188.000,00 zł („Sika”), przedstawia niniejszą informację o ochronie danych osobowych dla partnerów biznesowych („Informacja”), aby wyjaśnić nasze czynności jako administratora dotyczące przetwarzania danych osobowych dotyczących naszych obecnych, byych lub potencjalnych dostawców, klientów, wykonawców oraz innych kontrahentów (partnerów biznesowych) (zwanych łącznie „Partnerami Biznesowymi”) i pracowników, wspólników, członków organów lub innych osób reprezentujących naszych Partnerów Biznesowych.
1. Zakres:
Niniejsza Informacja ma zastosowanie do Państwa, jeżeli jesteście:
- Partnerem Biznesowym Sika jako osoba fizyczna (np. przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą); albo
- Pracownikiem, wspólnikiem, członkiem organu lub inną osobą reprezentującą Partnera Biznesowego, który współpracuje z Sika ze strony takiego Partnera Biznesowego.
2. Kategorie danych osobowych i źródła ich pozyskiwania:
Sika przetwarza następujące kategorie Państwa danych osobowych, które Sika uzyskała od Państwa lub od uprawnionych osób trzecich (np. przełożonego, organów władzy publicznej lub z publicznie dostępnych zasobów):
Dane osobowe dotyczące Partnerów Biznesowych (osób fizycznych) lub pracowników, członków organów, innych osób reprezentujących lub wspólników Partnerów Biznesowych:
- Imię i nazwisko (oraz nazwa, pod jaką prowadzona jest działalność gospodarcza);
- Nazwa Partnera Biznesowego (jako pracodawcy lub podmiotu, który reprezentuje lub w którego organach zasiada lub w którym uczestniczy jako wspólnik dana osoba);
- Służbowe dane kontaktowe (e-mail, adres, telefon i telefon komórkowy);
- Treść komunikacji i interakcji (prowadzonej m.in. pocztą elektroniczną lub w korespondencji biznesowej),
- Stanowisko służbowe / funkcja;
- Informacje o płatności i/lub fakturze; oraz
- Preferencje marketingowe lub dotyczące newslettera oraz zachowania użytkownika w zakresie interakcji z działaniami marketingowymi Sika (w tym poprzez korzystanie z trackerów w poczcie elektronicznej w celu mierzenia liczby kliknięć i otwarć) w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji marketingowych od Sika.
Sika nie pozyskuje od Partnerów Biznesowych jakichkolwiek danych niezwiązanych z działalnością gospodarczą ani jakichkolwiek wrażliwych danych osobowych (zaliczanych do szczególnych kategorii).
3. Cele przetwarzania danych osobowych, podstawa prawna i konsekwencje:
Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
- wykonywanie umowy z Partnerem Biznesowym (w tym wypełnianie zobowiązań umownych, przetwarzanie płatności i faktur, związane z umową komunikacja, czynności prawne oraz zarządzanie zgodnością);
- działania marketingowe (bezpośrednie);
- rozwój i poprawa zarządzania i administrowania relacjami z Partnerami Biznesowymi;
- rozwój i poprawa oferty produktów i usług, w tym poprzez szkolenia i wydarzenia z nimi związane oraz dostosowywane informacje o produktach; i/lub
- działania w zakresie zgodności, bezpieczeństwa i zapobiegania czynom zabronionym (przestępstwom).
Sika opiera się na następujących podstaw prawnych [1] dla powyższych czynności przetwarzania danych osobowych:
- wykonywanie umowy z Partnerem Biznesowym (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) realizowany przez Sika, inne spółki z grupy kapitałowej, w której skład wchodzi Sika, lub inne osoby trzecie (takie jak organy władzy publicznej oraz sądy). Uzasadnionym interesem mogą być w szczególności następujące działania prowadzone w skali całego grupy kapitałowej, w której skład wchodzi Sika: wymiana informacji w ramach grupy kapitałowej, (bezpośrednie) działania marketingowe, zapobieganie przestępstwom lub niewłaściwemu używaniu systemów IT, bezpieczeństwo fizyczne, bezpieczeństwo IT, w tym bezpieczeństwo sieci, wewnętrzne dochodzenia, rozwój i poprawa zarządzania i administrowania relacjami z partnerami biznesowymi, rozwój i poprawa oferty produktów i usług, fuzje i przejęcia spółek;- wykonywania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);- zgody wyrażonej przez Państwa (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), jeżeli powyższe podstawy prawne nie mają zastosowania.
Przekazanie danych osobowych jest konieczne dla realizacji celów opisanych powyżej. Jeżeli nie przekażecie Państwo danych osobowych, procesy zarządzania i administrowania dotyczące danego Partnera Biznesowego mogą być opóźnione lub niemożliwe do przeprowadzenia.
4. Kategorie odbiorców danych osobowych:
Wszelki dostęp do Państwa danych osobowych jest ograniczony do osób, które muszą taki dostęp uzyskać, aby wypełniać swoje obowiązki zawodowe i podmiotów przetwarzających dane, których kategorie określono poniżej. W niezbędnym zakresie Sika może udostępniać Państwa dane osobowe innym spółkom z grupy kapitałowej, w której skład wchodzi Sika, m.in. w celach administracyjnych i marketingowych.
Sika może angażować zewnętrznych dostawców usług, działających jako podmioty, którym powierzane jest przetwarzanie danych, m.in. w celu zapewnienia obsługi IT, wsparcia marketingowego i innego wsparcia administracyjnego (np. dostawców usług wsparcia zarządzania płatnościami, hostingu IT i wsparcia utrzymywania działalności). Dostawcy tych usług działają jako podmioty, którym Sika powierza przetwarzanie danych osobowych zgodnie z instrukcjami Sika; podmioty te uzyskują dostęp do Państwa danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia takich usług i zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Sika może również przekazywać Państwa dane osobowe w wykonaniu obowiązków lub uprawnień wynikających z przepisów prawa organom władzy publicznej, sądom, zewnętrznym doradcom i innym osobom trzecim.
Uaktualniona lista podmiotów, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych i podmiotów trzecich, którym udostępniamy dane osobowe, jest udostępniana na żądanie skierowane do Sika – dane kontaktowe wskazano poniżej.
5. Okres przechowywania:
Państwa dane osobowe są przechowywane przez Sika i/lub naszych dostawców usług w zakresie niezbędnym do wypełnienia naszych zobowiązań i obowiązków prawnych oraz w czasie niezbędnym do osiągnięcia celów, dla których dane są przetwarzane, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Gdy Sika nie będzie potrzebowała już wykorzystywać Państwa danych osobowych w celu wypełnienia zobowiązań umownych lub obowiązków prawnych, usuniemy je z naszych systemów i rejestrów i/lub dokonamy ich pseudonimizacji/anonimizacji, tak aby nie można było już Państwa zidentyfikować, o ile tylko nie będzie konieczności przechowywania Państwa danych osobowych w wykonaniu obowiązku prawnego (w tym regulacyjnego), któremu podlega Sika, np. w zakresie ustawowych okresów przechowywania danych.
6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji:
Sika nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w kontekście relacji z Partnerami Biznesowymi.
7. Usługi dopasowywania klientów:
Sika może korzystać z danych osobowych w tym celu tylko w przypadku uzyskania Państwa wyraźnej zgody na wykorzystanie danych w ramach usług dopasowywania klientów świadczonych przez podmioty trzecie. W procesie dopasowywania klientów zaszyfrowane dane osobowe są przesyłane do zewnętrznego dostawcy usług działającego w odniesieniu do danej platformy internetowej (np. LinkedIn). Dostawca zewnętrzny porównuje dane osobowe przy użyciu algorytmu z profilami użytkowników na danej platformie internetowej, aby ustalić łączną liczbę użytkowników (Partnerów Biznesowych lub osób z nimi związanych) korzystających z danej platformy internetowej. Usługi dopasowywania klientów pomagają Sika w rozwoju i dostosowaniu działań marketingowych Sika na platformach internetowych do potrzeb Partnerów Biznesowych, na przykład poprzez wyświetlanie reklam online tylko aktualnym Partnerom Biznesowym. Usługi dopasowywania klientów umożliwiają Sika analizę obecności Partnerów Biznesowych na platformach internetowych wyłącznie na poziomie danych zagregowanych.
8. Prawa osób, których dane dotyczą:
Mają Państwo prawo do żądania od Sika dostępu do Państwa danych osobowych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania przez Sika Państwa danych osobowych - w odniesieniu do wszystkich lub niektórych takich danych. Mają Państwo również prawo do żądania przeniesienia przetwarzanych przez Sika Państwa danych osobowych do innego podmiotu lub bezpośrednio do Państwa.
Wniosek w tym zakresie możecie Państwo skierować do Sika za pośrednictwem specjalnego formularza „Skorzystaj z przysługujących Ci praw” dostępnego na stronie internetowej Sika lub poprzez dane kontaktowe wskazane poniżej.
Macie Państwo prawo, aby w dowolnym momencie żądać zaprzestania kontaktowania się z Państwem przez Sika w celach marketingowych i zrezygnować z otrzymywania informacji marketingowych lub newsletterów, dostosowując swoje preferencje w tym zakresie „Centrum preferencji Newslettera” (korzystając z opcji rezygnacji z subskrypcji) lub kontaktując się z Sika przy użyciu poniższych danych kontaktowych.
Sika będzie rozpatrywać wnioski o dostęp, korektę, zmianę, ograniczenie, sprzeciwy, możliwość przenoszenia lub usuwania informacji zgodnie ze swoimi wewnętrznymi zasadami i obowiązującymi wymogami prawnymi. Jeżeli uważają Państwo, że nie wykonaliśmy Państwa żądań lub wykonaliśmy je w sposób niewłaściwy, maja Państwo prawo skierowania skargi do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych (w Polsce - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na jakiekolwiek działania związane z przetwarzaniem danych osobowych, mogą Państwo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie, ze skutkiem na przyszłość. Takie wycofanie nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych przed cofnięciem zgody.
9. Bezpieczeństwo informacji:
Sika utrzymuje odpowiednie zabezpieczenia, w tym uzasadnione fizyczne, organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa chroniące jej bazy danych przed nieautoryzowanym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.
10. Zmiany niniejszej Informacji:
Sika zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszej Informacji o ochronie danych osobowych dla Partnerów Biznesowych. O zmianie treści Informacji zostaniecie Państwo powiadomieni w sposób przewidziany przez właściwe przepisy prawa.
11. Pytania (dane do kontaktu):
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Informacji lub przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt z Sika pod adresem poczty elektronicznej: privacy@pl.sika.com. Z Sika można kontaktować się również listownie pod adresem: Sika-Poland sp. z o.o., 02-871 Warszawa.
[1] wynikających z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).